Woningcorporatie De Woonschakel stuurt regelmatig brieven naar bewoners over uiteenlopende onderwerpen zoals aankondigingen van onderhoudswerkzaamheden en wijzigingen in het huurabonnement. Ze maken hiervoor gebruik van brief- en e-mailsjablonen.
Op deze manier kan De Woonschakel eenduidig communiceren naar de bewoners en hoeven medewerkers van diverse afdelingen niet steeds dezelfde boodschap te formuleren. Toen De Woonschakel op zoek was naar een externe tekstschrijver voor het redigeren en schrijven van de sjablonen, klopten ze aan bij De Redactie.
Het begin van de samenwerking
‘Ik volgde eerder trainingen via De Redactie en ik was op de hoogte van de andere diensten. Daarnaast voldeed De Redactie aan onze offertewensen: betaalbaar, op korte termijn beschikbaar en een redacteur die op locatie wilde werken,’ vertelt Minke de Boer van de afdeling Communicatie bij De Woonschakel.
Begrijpelijk taalgebruik
Duidelijk en helder communiceren met bewoners is een belangrijk uitgangspunt voor de woningcorporatie benadrukt Minke. ‘Een brief met een duidelijke structuur, begrijpelijk taalgebruik, zonder taal- en spelfouten.’ Uiteindelijk kiest De Woonschakel voor communicatieadviseur en tekstschrijver Karen Span. ‘Vanwege haar ervaring met de corporatiesector, ze was op korte termijn beschikbaar en ze kon ook bij ons op kantoor redactiewerkzaamheden verrichten. Het voordeel van laatstgenoemde is dat overleg dan makkelijker is.’
Aandacht voor de manier van communiceren
Ook Karen ziet de schrijfklus zitten. ‘Naast het meer strategische werk houd ik ervan om af te wisselen met dit soort klussen. Soortgelijk werk deed ik eerder voor een verzekeringskantoor en een van mijn vaste opdrachtgevers is een woningstichting, dus het sloot prima aan bij mijn ervaring.’ Daarnaast spreekt de organisatie haar aan. ‘Het is mooi om te zien dat een organisatie aandacht besteedt aan de manier van communiceren met, in dit geval, huurders. Het is een brede doelgroep en daar moet de tekst op worden afgestemd. Niet te ingewikkeld, wel inhoudelijk correct.’
Positief eindresultaat
Voor deze opdracht gaat Karen aan de slag met een pakket van meer dan honderd documenten die allemaal in meer of mindere mate geredigeerd moeten worden. En het eindresultaat? ‘Daar zijn we heel tevreden over. Karen heeft binnen de door ons gestelde termijn de werkzaamheden afgerond’, antwoordt Minke. ‘De huidige brief- en e-mailsjablonen zijn, waar nodig, aangepast naar leesbare teksten. Alle teksten zijn door Karen omgezet naar B1-niveau, oftewel in eenvoudige termen en formuleringen die voor iedereen begrijpelijk zijn.’
Aanbeveling
Tevreden is De Woonschakel over de samenwerking met De Redactie. ‘De contacten met De Redactie en Karen verliepen naar wens, zowel op locatie als via de telefoon en e-mail. We bevelen De Redactie zeker aan voor wat betreft het redigeren en schrijven van brief- en e-mailsjablonen,’ aldus Minke.