Voor de nieuwe website van hogeschool Windesheim zocht teamleider Lya Vegter naar een extern team redacteuren om bestaande content te herschrijven en nieuwe content te produceren. De Redactie bemiddelde vier webredacteuren voor het contentproject en medio januari 2020 gingen zij aan de slag. We vroegen de opdrachtgever en twee webredacteuren hoe ze het traject ervaren hebben.
Een enorme klus. Zo beschrijft teamleider Lya Vegter het contentproject voor de nieuwe website van hogeschool Windesheim. ‘Onze huidige website telt zo’n 5.500 – 6000 pagina’s. We besloten externe redacteuren in te huren, omdat het eenvoudigweg te veel werk was voor onze eigen medewerkers,’ vertelt ze. In het contentproject, waarbij vier redacteuren van De Redactie betrokken zijn, wordt alle content van de huidige website herschreven volgens een nieuw copyplatform en een nieuwe tone-of-voice.
Waarom De Redactie als beste partij naar voren kwam
Door de omvang van het project besluit Windesheim de schrijfklus meervoudig onderhands aan te besteden. ‘De Redactie was een van de drie deelnemende bureaus en kwam daar als beste partij uit naar voren, op basis van prijs én de kwaliteit van de schrijfvaardigheden van de redacteuren’, licht Lya toe. ‘Wij zijn erg tevreden over de samenwerking. De redacteuren leveren kwaliteit en werken vlot. Daarnaast zijn de lijnen met De Redactie kort en weten we elkaar goed te vinden.’
De website is voor Windesheim een belangrijk communicatie- en marketingmiddel in de werving van nieuwe studenten (jongeren en professionals). Inhoudelijke informatie over opleidingen en advies over het studiekeuzeproces zijn belangrijke onderwerpen. Daarnaast informeert Windesheim over verschillende onderzoeken die zij doen in samenwerking met bedrijven en instellingen uit de regio.
Het contentproject
Wekelijks wijst projectleider Marleen Spikker de redacteuren pagina’s toe die zij dan herschrijven, of redigeren als ze na controle door opleiding of lectoraat retour komen. De redacteuren spreken onderzoekspagina’s vaak nog door met een lector om te zorgen dat ook de nieuwste onderzoeken beschreven worden. Freek Hofland monitort de kwaliteit van de opgeleverde teksten en stuurt bij wanneer dat nodig is.
‘De redacteuren van De Redactie hebben veel ervaring met dergelijke projecten en dat merk je’, vertelt Marleen. ‘Ze pakken de vele richtlijnen (copyplatforms/tone of voice) snel op, maken het zich snel eigen en hebben bij wijze van spreken aan een half woord genoeg. Ze schrijven aantrekkelijk en doelgroepgericht en werken niet alleen snel, maar volgen de stappen daarbij in het proces ook nauwkeurig.’ Dit maakt dat het contentproject, ondanks de grootte en complexiteit, soepel verloopt vindt de projectleider.
Redacteuren enthousiast over samenwerking
Ook de redacteuren die wij voor deze opdracht inzetten, zijn enthousiast over het project. Zo antwoordt Stephanie de Blieck wanneer we haar vragen hoe het werk bevalt: ‘Goed! Ik vind het leuk om me vast te bijten in een grote hoeveelheid tekst en daar nauwkeurig en gestructureerd doorheen te gaan.’ Sabine Hoes reageert net zo positief. ‘De sfeer bij Windesheim is erg prettig en de collega’s zijn heel leuk. Het werk is afwisselend en uitdagend genoeg.’ Trots is Stephanie op de grote hoeveelheid content dat het team in een korte tijd van drie maanden heeft kunnen verwerken. ‘We herschrijven de teksten nauwgezet en maken deze weer actueel en aansprekend. Als team houden we de lijnen kort en werken we goed samen.’
Thuiswerken tijdens de coronacrisis
Vooral dat laatste, samenwerken als team, is in deze tijd een uitdaging. Vanwege de maatregelen rond het coronavirus werken alle redacteuren vanuit huis, al dan niet in combinatie met de zorg voor kinderen. ‘Dat maakt het moeilijker om het tempo erin te houden, maar iedereen doet zijn uiterste best en is flexibel in werktijden’, schetst Lya.
Voor het coronavirus ging Stephanie nog twee tot drie dagen per week naar locatie. ‘Dan is het gemakkelijk om even te overleggen over de planning of een onduidelijkheid binnen het format. Ook kon ik daar met de andere externen snel even brainstormen over hoe je bijvoorbeeld een zin lekkerder kon formuleren.’ Nu mailen ze veel en spreken ze elkaar via Microsoft Teams, maar de fijne sfeer blijft. ‘We weten elkaar wel te vinden voor goede raad, hulp en een kletspraatje over bijvoorbeeld berensafari’s of lentetaferelen’, vult Sabine aan.
Contentproject volgens planning afgerond
Het contentproject is in april 2020 volgens planning afgerond. Een aantal technische componenten moet nog worden opgeleverd, zodat alle content volledig geplaatst kan worden en de aanmeldbuttons voor open dagen en inschrijvingslinkjes voor een opleiding werken. Daarna wordt alles nog uitgebreid getest voordat de website live gaat.