Beter en duidelijkere teksten schrijven: dat was de wens van het Gelders Archief. Trainingsadviseur Michiel de Zwart ging met deze wens aan de slag en organiseerde voor Rachel Westerveld en haar collega’s een online incompany training B1 schrijven. Met succes. ‘De training is ontzettend goed bevallen! Het was leerzaam, inspirerend en motiverend’, vertelt Rachel. In dit interview lees je meer over hoe ze de training van taalexpert Dolf Weverink ervaren heeft.
Je bent publieksadviseur bij het Gelders Archief. Wat houdt je werk precies in?
‘Bijna al mijn werkzaamheden hebben te maken met onze (digitale) dienstverlening. Zo geef ik advies aan mensen die onderzoek doen, behandel ik verzoeken voor inzage in archiefstukken die niet openbaar zijn en werk ik aan verschillende projecten rondom het goed beschikbaar stellen en toegankelijk maken van onze collectie. Daarnaast ben ik webbeheerder. Dit betekent dat ik de website onderhoud, en ervoor zorg dat al onze miljoenen beschrijvingen en scans van archiefstukken goed op de website worden gepubliceerd.’
Samen met je collega’s heb je de online incompany training B1 schrijven gevolgd. Waarom wilden jullie hier graag meer over leren?
‘We wilden leren hoe we betere en duidelijkere teksten kunnen schrijven. Wij zijn namelijk altijd bezig met het verbeteren van onze (online) dienstverlening. Afgelopen jaar is dat door corona nog belangrijker geworden. Steeds meer mensen bezoeken onze website voor archiefonderzoek en jaarlijks krijgen we duizenden e-mails en chats met vragen. Archiefonderzoek is namelijk niet altijd even gemakkelijk. Zeker niet voor de mensen die dit niet vaak doen. Daarom willen wij hen zo goed mogelijk helpen met hun onderzoek. De manier waarop wij communiceren en uitleg geven is daarbij erg belangrijk, en daar willen we graag een verbeterslag in maken.’
Wat heb je tijdens de training geleerd? Kun je een paar voorbeelden noemen?
‘De training was ontzettend leerzaam. Een van de belangrijkste dingen die we hebben geleerd is om actief te schrijven in plaats van passief. Dus in plaats van ‘Uw aanvraag wordt in behandeling genomen’ te schrijven: ‘Wij nemen uw aanvraag in behandeling’. Dit is namelijk duidelijker en concreter. Daarnaast hebben we geleerd dat helder en begrijpelijk schrijven niet alleen gaat over het ombouwen van zinnen. Het maakt dat je bijna automatisch vragen gaat en moet stellen die soms verder gaan dan de tekst. Het laat je over processen nadenken, zoals ‘hoe doen we dit eigenlijk?’ en ‘is dit wel mogelijk?’. Het maakt dat je concreter wordt, en daarmee duidelijker. Een zin als ‘Wij nemen uw aanvraag in behandeling’ wordt dan al snel aangevuld met: ‘en laten u binnen drie werkdagen weten of wij het archiefstuk hebben gevonden.’
Deze training volgde je online. Hoe heb je dat ervaren?
‘Een aantal collega’s waren op kantoor aanwezig. En de rest nam vanuit huis deel. Dat beviel erg goed! Een verschil is dat je elkaar wat meer ruimte moet geven om te spreken, omdat het minder direct is dan in het echt. Maar dat is misschien juist wel goed.’
Wat vond je positief en minder goed?
‘De training is ontzettend goed bevallen! Het was leerzaam, inspirerend en motiverend. We hebben theorie geleerd over hoe we op B1 niveau kunnen schrijven en onze teksten duidelijker en helderder kunnen maken. Deze theorie hebben we gelijk toegepast op praktijkvoorbeelden die we zelf hadden aangedragen. Dit maakte het levend en herkenbaar.
Het is nu aan ons om dit in de praktijk te brengen en onderdeel te maken van onze dagelijkse communicatie. Dit zal nog wel een uitdaging worden, maar wel een hele belangrijke. Dat hebben we allemaal ingezien.’
Wat vond je van de trainer Dolf Weverink?
‘Dolf is een trainer met veel kennis en humor. Hij had snel door wat voor een organisatie wij zijn, waar wij behoefte aan hebben en wist daar goed op in te spelen. Iedereen was erg enthousiast over hem en zijn manier van lesgeven.’
Volg ook een incompany training bij De Redactie
Een incompany training is scholing op maat voor je team, afdeling of redactie. Bij coaching (on the job) krijg je een-op-een sessies, toegespitst op persoonlijke vraagstukken. Je kunt ons volledige aanbod cursussen, workshops en trainingen als incompany training of coachingstraject boeken.
Bekijk hier het volledige aanbod trainingen >>