Vind je het lastig balans te vinden tussen werk en privé nu je zoveel thuiswerkt? Ben je met een hoop taken tegelijk bezig en wil je tijdens je werk iedereen tevreden stellen? Michiel de Zwart, trainer en trainingsadviseur van De Redactie, geeft 8 tips hoe je efficiënter te werk kunt gaan.
1. Stel de juiste prioriteiten
Is het urgent, is het echt belangrijk en ben jij wel de juiste persoon om het te doen? Dat moet je jezelf afvragen voor je met een taak begint. Veel zaken die op het eerste gezicht dringend en belangrijk lijken, zijn dat bij nader inzien niet. Misschien is er iemand in je omgeving die het sneller of beter kan? Is het toch een belangrijke taak die jij moet uitvoeren? Zet het dan op je (digitale) to do lijst.
2. Houd je to-do-lijst simpel
Een systeem om de taken die je moet doen bij te houden is noodzakelijk. In de eerste plaats kun je het niet vergeten, daarnaast zorgt een to-do list voor rust in je hoofd. Je geheugen is als de harde schrijf van een computer. Sommige mensen hebben meer MB’s dan anderen, maar uiteindelijk raakt ie vol. Als dat zo is, heb je stress en constant het idee dat je iets over het hoofd ziet. Als je een taak op je to-do lijst zet, wordt je harde schijf gewist. Het staat immers veilig op een extern geheugen.
Maak het alleen niet te ingewikkeld. Sommige timemanagement goeroes zweren bij complexe systemen die veel input en onderhoud vereisen. Als het plannen een taak op zich wordt en langer duurt dan het uitvoeren zelf, schiet het zijn doel voorbij.
3. Eet eerst de kikker
Een bekende timemanagement metafoor. Als je elke dag een levende kikker op moet eten kun je daar het beste ’s ochtends meteen mee beginnen. Dan heb je het achter de rug en hoef je niet de hele dag naar het slijmerige beest te kijken dat op je bureau zit te kwaken. De kikker staat voor de taak waar je het meest tegenop ziet. Ruim die kikker als eerste uit de weg en breng de rest van je dag door in serene kalmte. Bijkomend voordeel: de meeste mensen zijn ’s ochtends een stuk effectiever dan ’s middags.
4. Neem voldoende pauze
Het is wetenschappelijk bewezen dat mensen die veel pauzeren productiever zijn dan diegene die stug doorwerken. Een populaire methode is de Pomodoro techniek die werkblokken van 25 minuten voorschrijft gevolgd door vijf minuten pauze, met daarnaast elke twee uur minimaal een kwartier vrijaf. In je pauze is het ook belangrijk om het werk echt even uit te zetten. Sta op van je bureau en maak een ommetje.
5. Voorkom onderbrekingen
Als je niet aan het pauzeren bent, zijn ongewenste onderbrekingen dodelijk voor je efficiëntie. Zet je telefoon en email alerts uit en doe de deur naar je kantoor dicht. Ongestoord krijg je het meeste voor elkaar.
6. De twee minuten regel
Word je toch gestoord? Denk dan aan de gouden tip van David Allen (Getting things done). Duurt een taak minder dan twee minuten, doe het dan meteen als het zich aandient. Zo hoeft de betreffende taak niet op de to-do-lijst en kan het meteen gewist worden van de harde schijf. Ga daarna door met waar je mee bezig was. Deze tip werkt ook uitstekend in het huishouden.
7. Under-promise over-deliver
Vroeger stond op je ticket dat het 35 minuten duurde om van Amsterdam naar Londen te vliegen. Sinds een jaar of tien is dat 45 minuten. De vliegtuigen zijn niet opeens langzamer en Londen is niet verder weg. Het verschil? Verwachtingsmanagement. De vliegtuigmaatschappijen communiceren één vliegtijd naar de klant en werken zelf met een andere tijd voor de planning. Dat kan jij ook! Geef jezelf wat ruimte en communiceer, indien mogelijk, een langere doorlooptijd voor een taak aan je klant of opdrachtgever dan noodzakelijk is. Diegene zal alleen maar blij zijn als hij het toch nog eerder krijgt. Under-promise over-deliver heet dat. ‘Dames en heren, dit is uw gezagvoerder, we zijn iets later vertrokken, maar dat maken we in de lucht wel weer goed.’ Ja ja.
8. Investeer tijd in efficiëntie
Maak bewust tijd vrij om te werken aan je eigen ontwikkeling. Doe vaardigheden op die je tijd opleveren. Leer snellezen, Outlook-templates maken, de functionaliteit van Excel gebruiken of volg een cursus timemanagement. Zelfs kleine tijdsbesparingen op taken die je iedere dag doet betalen zich op de lange termijn dubbel en dwars terug. Probeer elke dag iets nieuws te leren!
Michiel de Zwart is trainer en trainingsadviseur bij De Redactie. Heb je een trainingsvraag of wil je graag meer weten over het organiseren van een incompany? Michiel helpt je graag verder. Je bereikt hem het snelst via info@deredactietrainingen.nl of telefonisch op 0299-454240.