De manier waarop je informatie haalt en ervaringen deelt, is de afgelopen jaren radicaal veranderd. Dankzij social media gaat dat sneller, makkelijker en slimmer. Tenminste… zolang je niet aan het werk bent. Daar gebruik je noodgedwongen vaak verouderde techniek en gaat communicatie nog via berichtjes in nieuwsbrief, personeelsblad of intranet zonder interactie.
Zonde, want juist door het interne gebruik van social media zorg je ervoor dat medewerkers beter geïnformeerd zijn en bovendien meer betrokken raken bij elkaar én de organisatie. Dat is hét ideaalplaatje vanuit het vakgebied interne communicatie. Maar in de praktijk blijkt ‘Interne communicatie’ nog vaak te aarzelen met het omarmen van interne social media. Onnodig, want ‘Social’ draait om interactie.
Ben je bezig met het opstarten van social media binnen jouw organisatie? Deze vijf aandachtspunten helpen je op weg.
Gooi het anker uit
Wacht niet op de ‘olievlek’ waardoor interne social vanzelf gaat vliegen. Veranker interactie en dialoog in bestaand beleid en processen. Maak het onderdeel van je interne middelenmix en zorg dat het stimuleren van interactie en dialoog onderdeel is van alle communicatie- en redactionele functies. Zorg ook voor betrokkenheid van het management, liefst doordat zij het goede voorbeeld geven. Laat het management in ieder geval uitdragen dat ‘interne social’ iets is waar je tijd aan mag besteden.
Deel!
Social doe je samen. Ga niet in een hokje zitten om de uitgangspunten de bedenken, maar vraag het je collega’s. Vraag hen om input en toets de voortgang die je samen maakt. Wat gebruiken zij extern? Wat missen ze in de interne middelen? Hoe kun je bestaande processen verbeteren met behulp van interactie? Maak gezamenlijke uitgangspunten en deel ze. Betrek ook hierbij weer het management. Neem ze mee en vertel wat je gaat maken. Laat ook een selectie ‘experts’ meekijken op de bouwplaats. Zo maak je samen een nieuw intranet waar samenwerken en kennis delen vanzelfsprekend is. Je voorkomt het ‘not invented here syndroom’. Met een beetje geluk heb je al vanaf de start een club enthousiaste interne ambassadeurs.
Maak een ‘loop‘
Collega’s kunnen via interne social media zelf nieuws maken en invloed uitoefenen. Doe daar je voordeel mee. Laat hen meedenken, een oplossing verzinnen voor de problemen die zij belangrijk vinden. Werk vanuit een concreet project. Haal input die een bijdrage kan leveren aan de oplossing van het project. Vraag je projectleider actief het gesprek aan te gaan met collega’s. Een blog te schrijven, updates te plaatsen en te reageren op anderen. ‘Waarom doen we wat we doen?’ Deel kleine nieuwsfeitjes, vraag feedback … en doe daar dan wat mee! De reacties en gesprekken zijn prachtige input voor je generieke communicatie, omdat je weet wat er leeft. Als je vervolgens vanuit de centrale communicatie weer verwijst naar de interactie over het onderwerp en oproept tot feedback, is de cirkel rond en heb je een prachtige communicatie ‘loop’ gemaakt die zichzelf versterkt.
Vragen is goud
Heb je eenmaal een platform voor interne social media, dan geldt de belangrijkste regel voor een bloeiende community: activeer je leden! Dus stel vragen en luister. Waarom zijn de mensen in de community? Wat helpt hen in het dagelijkse werk? Is het zinvol om communities in te richten per onderwerp? In een open of gesloten omgeving? Vraag kritische collega’s naar feedback: ‘Hoe denk je dat het beter kan?’ Vaak blijkt de kritiek een gevolg van oprechte betrokkenheid en is die collega in potentie je beste ambassadeur.
Organiseer offline bijeenkomsten, geef tips en trucs voor gebruik van het platform en geef goede actuele informatie. Transformeer relevante discussies tot FAQ-lijsten. Zo blijft de informatie bruikbaar en vindbaar.
Schiet met scherp
Keulen en Aken werden niet op één dag gebouwd. Dus blijf doorzetten, blijf delen, blijf gebruikers vragen waar ze behoefte aan hebben en blijf hierbij helpen. De adoptie van een nieuw product of idee doorloopt volgens Everett Rogers een aantal fases. Zijn cyclus van innovators – early adopters – early majority – late majority – laggards, is alom bekend. De moraal? Probeer geen mensen te overtuigen die de toegevoegde waarde nog niet zien. Dat is zonde van je energie. Dus schiet met scherp en richt je op de early adopters en de innovators. Deel de goede voorbeelden. Eén screendump zegt meer dan 1000 woorden. Koester je pioniers, zij zullen op hun beurt weer anderen voor zich winnen.
Docent: Elbrich Raessen is trainster voor De Redactie en werkt als sr. adviseur online communicatie. Vanuit de invalshoek corporate communicatie ontwikkelde ze processen voor online reputatiemanagement, was projectleider (externe) social media en deed aan webcare. Recent was ze opdrachtgever voor de bouw en implementatie van een social intranet. Zij is bij [De Redactie] te boeken voor de incompany training Social media en sucesvolle interne communicatie.